Poradnik

KSeF, kontrahenci i faktury

Jak podłączyć gabinet do KSeF certyfikatem, przypisać kontrahentom grupy kosztowe i sprawdzić faktury, zanim ich kwoty trafią do rachunku wyników. Animacja pokazuje ekrany aplikacji krok po kroku. Możesz ją zatrzymać, cofnąć albo kliknąć dowolny krok w spisie poniżej.12 kroków na ekranach aplikacji, od certyfikatu KSeF do rachunku wyników.

Poradnik w 12 krokachKonsultant albo osoba z uprawnieniem KSeF · DentalAudit Pro

Gabinet podłączony do KSeF

Tak wygląda karta „Faktury z KSeF” po podłączeniu. Wszystkie kroki są opisane w spisie poniżej.

Wszystkie kroki

Etap pierwszy robi się raz, poza aplikacją. Drugi raz na każdy gabinet. Trzeci i czwarty wracają przy nowych fakturach.

Etap 1 · raz, w Aplikacji Podatnika KSeF

Certyfikat KSeF

Poza DentalAudit Pro, pod adresem ap.ksef.mf.gov.pl

  1. Wygeneruj certyfikat KSeF

    Właściciel gabinetu (albo osoba z jego uprawnieniem) loguje się do Aplikacji Podatnika KSeF i wybiera „Certyfikaty”, potem „Wnioskuj o certyfikat”. Po nazwie i haśle (15 do 32 znaków) „Generuj” zapisuje klucz prywatny (.key). Przeznaczenie: „Uwierzytelnienie w systemie KSeF”, potem wniosek i „Pobierz certyfikat” (.crt). Certyfikat jest ważny 2 lata. Zgubionego klucza ani hasła KSeF nie odtworzy. Certyfikat właściciela wystarczy: uprawnień w KSeF nie trzeba nadawać. Certyfikat innej osoby, np. menedżera, zadziała, gdy właściciel nada jej w KSeF uprawnienie „przeglądanie faktur”.

Etap 2 · raz na gabinet

Podłączenie KSeF

Robi konsultant albo osoba z gabinetu z uprawnieniem KSeF

  1. Otwórz „Ustawienia”, potem „KSeF i certyfikat”

    W menu po lewej rozwiń grupę „Ustawienia” (jest domyślnie zwinięta) i kliknij „KSeF i certyfikat”.

  2. Wgraj certyfikat, klucz i hasło

    W karcie „Faktury z KSeF” wybierz plik certyfikatu (.crt, .cer albo .pem) i plik klucza prywatnego (.key albo .pem). W polu „Hasło do klucza” wpisz hasło, jeśli klucz je ma.

  3. Kliknij „Podłącz gabinet”

    Aplikacja loguje się do KSeF jeden raz i tworzy token, który umie tylko czytać faktury. Certyfikatu, klucza ani hasła nie zapisuje. Karta dostaje znaczek „Podłączony”.

  4. Pobierz pierwsze faktury

    „Pobierz teraz” ściąga faktury kosztowe od razu. Potem przychodzą same, raz na dobę, i trafiają do „Faktury i koszty” z oznaczeniem „Pobrana z KSeF”.

Etap 3 · kontrahenci

Grupy kosztowe dla kontrahentów

Robi konsultant albo osoba z gabinetu

  1. Otwórz listę kontrahentów

    W grupie „Pieniądze” kliknij „Faktury i koszty”, a potem blok „Kontrahenci i grupy kosztowe”. Po lewej są kontrahenci z faktur, po prawej grupy kosztowe.

  2. Zaznacz ptaszkami i kliknij grupę

    Zaznacz kontrahentów, którzy pasują do jednej grupy. Na górze prawej kolumny pojawią się „Proponowane dla zaznaczonych”. Kliknięta grupa obejmuje wszystkie faktury tych kontrahentów, także przyszłe.

  3. Przyjmij resztę propozycji

    Przy kontrahentach bez grupy widać propozycję. Gdy się zgadzają, „Przyjmij wszystkie propozycje” zapisze je jednym kliknięciem. Przejrzyj je wcześniej: do rachunku wyników trafia tylko grupa zapisana.

Etap 4 · faktury

Faktury i rachunek wyników

Robi konsultant albo osoba z gabinetu

  1. Wybierz grupę przy nowej fakturze

    Faktura od nowego kontrahenta ma 2–3 propozycje. Pierwsza, ze znaczkiem gwiazdki, jest najbardziej prawdopodobna. Kliknięcie zapisuje grupę dla kontrahenta, więc jego kolejne faktury dostaną ją same.

  2. Wyjątek: tylko ta faktura

    Gdy jedna faktura nie pasuje do grupy kontrahenta, zaznacz „Tylko ta faktura” i wybierz grupę z „Inna grupa…”. Pozostałe faktury tego kontrahenta zostają bez zmian. „Wróć do grupy kontrahenta” cofa wyjątek.

  3. Sprawdź kwotę i potwierdź

    Porównaj kwotę z fakturą i kliknij „Potwierdzam kwoty”. Przy fakturze pojawi się, kto ją sprawdził.

  4. Zobacz koszty w rachunku wyników

    W „Rachunek wyników (Z.R.W.)” koszty z faktur z zapisaną grupą stoją w miesiącu dostawy lub usługi, w kwotach brutto, z dopiskiem „z faktur”. Kwota wpisana ręcznie wygrywa, a suma z faktur stoi obok jako „fakt.”.

Co warto wiedzieć

Certyfikat nie zostaje w aplikacji

Służy raz, do utworzenia tokenu tylko do odczytu faktur tego gabinetu. Certyfikatu, klucza ani hasła aplikacja nie zapisuje: ani w bazie, ani w plikach.

Gabinet potrzebuje NIP-u w profilu

KSeF szuka faktur po NIP-ie nabywcy. Bez poprawnego NIP-u (10 cyfr) w profilu praktyki karta KSeF poprosi najpierw o jego uzupełnienie.

Grupa kontrahenta działa wstecz i naprzód

Obejmuje wszystkie jego faktury: wgrane, z KSeF i ze spisu w arkuszu, także te, które przyjdą później. Wyjątek ustawiasz przy pojedynczej fakturze.

Propozycja to jeszcze nie grupa

Gwiazdka oznacza propozycję automatyczną. Do rachunku wyników faktura trafia dopiero z grupą zapisaną kliknięciem, przy kontrahencie albo przy fakturze.

Odłączenie zostawia faktury

„Odłącz” w karcie KSeF unieważnia token. Pobrane faktury zostają na liście. Żeby wznowić pobieranie, wgrywa się certyfikat ponownie.

Przejdź do DentalAudit Pro. Ekrany w animacji odtwarzają DentalAudit Pro z 29 października 2026 r. na danych testowych (Gabinet Testowy Uśmiech). Ekrany Aplikacji Podatnika KSeF są uproszczonym schematem, nie kopią stron Ministerstwa Finansów. Napisy pochodzą z „Podręcznika użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0” z 6 sierpnia 2026 r. i mogą się różnić od bieżącej wersji aplikacji.