Polityka prywatności DentalAudit Pro

Wersja 1.2 · obowiązuje od 9 listopada 2026

1. Czego dotyczy polityka

Polityka opisuje, jak przetwarzamy dane osobowe w związku z DentalAudit Pro — aplikacją internetową pod adresem app.dentalauditpro.pl, w której praktyki stomatologiczne prowadzą audyt finansowy i operacyjny: rachunek wyników, budżety, koszt godziny pracy, faktury kosztowe, raporty i spotkania z konsultantem.

Dotyczy: (a) osób odwiedzających stronę główną, (b) osób, które kontaktują się z nami e-mailem, (c) użytkowników aplikacji — właścicieli i personelu praktyk oraz konsultantów, a także osób, które zakładają konto i kupują plan, (d) danych osób, które praktyka wprowadza do aplikacji (np. personelu, pacjentów), w zakresie, w jakim przetwarzamy je na zlecenie praktyki.

2. Administrator i role

Administratorem danych użytkowników aplikacji, osób kontaktujących się z nami i danych rozliczeniowych jest Excellent Patient Service sp. z o.o., ul. Lubomirskiego 39E, 36-040 Boguchwała, NIP 5170359961, REGON 180874009, KRS 0000429303 (dalej: „my”, „DentalAudit Pro”).

Kontakt w sprawach danych osobowych: biuro@doskonalaobslugapacjenta.pl. Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych.

Dane wprowadzane przez praktykę. W odniesieniu do danych osób, które praktyka wprowadza do aplikacji (np. imiona, godziny pracy i wynagrodzenia personelu, dane pacjentów w lejku pacjenta, dane kontrahentów z faktur), administratorem jest praktyka. My przetwarzamy te dane wyłącznie na jej polecenie, w celu świadczenia usługi, jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO). Prośby tych osób dotyczące ich danych kieruj do praktyki — pomożemy jej je zrealizować. Zasady tego przetwarzania opisuje Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, którą praktyka akceptuje przy zakładaniu konta.

3. Dane, cele i podstawy prawne

Dane	Cel	Podstawa prawna (RODO)
Konto: imię i nazwisko, adres e-mail, skrót hasła (samego hasła nie przechowujemy), rola, przypisanie do folderu klienta, jednorazowe kody i linki logowania	założenie konta, logowanie, nadawanie dostępu, świadczenie usługi	art. 6 ust. 1 lit. b (umowa)
Dane logowania i dzienniki: czas logowania i adres IP przy kodzie lub linku z e-maila, adres IP i przeglądarka przy kodzie QR (tylko na czas jego ważności), dziennik zmian uprawnień, logi serwera	bezpieczeństwo, wykrywanie nadużyć, rozliczalność	art. 6 ust. 1 lit. f (prawnie uzasadniony interes)
Dane praktyki: rachunek wyników, budżety, arkusze, faktury kosztowe (wgrane lub pobrane z KSeF), wykaz wyposażenia, zdjęcia gabinetu, dane personelu	przygotowanie analiz, raportów i zaleceń audytu	umowa z praktyką; dla zawartych w nich danych osobowych — na polecenie praktyki (art. 28)
Korespondencja e-mail i notatki ze spotkań	odpowiedź na zapytanie, prowadzenie współpracy	art. 6 ust. 1 lit. b lub f
Akceptacja dokumentów przy zakładaniu konta: data akceptacji, numery wersji Regulaminu, Umowy powierzenia i Polityki prywatności, adres e-mail, nazwa gabinetu, wybrany plan	wykazanie, jakie dokumenty i w jakiej wersji zaakceptowano oraz na jakich warunkach zawarto umowę	art. 6 ust. 1 lit. b (umowa) i lit. f (prawnie uzasadniony interes: obrona przed roszczeniami)
Płatność za plan: kwota, numer zamówienia, imię, nazwisko, adres e-mail płacącego, wynik płatności (punkt 6)	przyjęcie wpłaty i uruchomienie albo przedłużenie dostępu	art. 6 ust. 1 lit. b (umowa)
Dane do faktury: nazwa firmy, NIP, adres, adres e-mail; wystawione faktury (punkt 6)	wystawienie i wysłanie faktury VAT, rozliczenia, obowiązki podatkowe i rachunkowe	art. 6 ust. 1 lit. c (obowiązek prawny: przepisy o VAT i rachunkowości) i lit. b (umowa)
Dane z połączonych kont Google i Meta (punkty 4 i 5)	funkcje, które użytkownik sam włączył	art. 6 ust. 1 lit. b (umowa) — połączenie jest dobrowolne

Podanie danych konta jest dobrowolne, ale bez nich nie można korzystać z aplikacji. Podanie danych do faktury jest wymogiem ustawowym — bez nich nie wystawimy faktury. Nie przekazujemy danych osobowych za opłatą ani w zamian za inne korzyści i nie używamy ich do reklam.

Profilowanie i decyzje zautomatyzowane

Profilowanie to zautomatyzowane wykorzystanie danych do oceny niektórych cech osoby, w szczególności do analizy lub prognozy efektów jej pracy (art. 4 pkt 4 RODO). W związku z DentalAudit Pro występuje ono w dwóch miejscach:

Wskaźniki pracy personelu praktyki. Z danych wprowadzonych przez praktykę aplikacja liczy wskaźniki przypisane do osób, np. przychód, liczbę godzin i koszt godziny lekarza albo wypełnienie grafiku. Skutek: zestawienia i raporty dla właściciela i osób z uprawnieniem w praktyce. Administratorem tych danych jest praktyka, a my liczymy wskaźniki na jej polecenie. Aplikacja nie podejmuje żadnych decyzji wobec pracowników ani współpracowników praktyki — decyduje człowiek.
Płatności. Operator płatności — ING Bank Śląski S.A. (ING Pay, bramka imoje) — stosuje własne mechanizmy oceny ryzyka i przeciwdziałania oszustwom płatniczym. Skutek: transakcja może zostać wstrzymana lub odrzucona przez operatora. W tym zakresie administratorem danych jest bank, a zasady określa jego polityka prywatności. Nie mamy dostępu do danych karty płatniczej ani kodu BLIK.

Nie podejmujemy wobec nikogo decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na tę osobę (art. 22 RODO). Nie profilujemy nikogo w celach marketingowych ani reklamowych. Masz prawo sprzeciwu wobec profilowania (art. 21 RODO) oraz prawo do interwencji człowieka, wyrażenia własnego stanowiska i zakwestionowania wyniku. Żądania wysyłaj na biuro@doskonalaobslugapacjenta.pl. Jeżeli dotyczą wskaźników pracy w praktyce, administratorem jest praktyka — przekażemy jej zgłoszenie niezwłocznie i pomożemy je zrealizować.

4. Dane z usług Google

Niektóre funkcje DentalAudit Pro działają dopiero wtedy, gdy użytkownik sam połączy z aplikacją swoje konto Google na ekranie zgody Google. Połączenie jest dobrowolne, a reszta aplikacji działa bez niego.

Jakie dane otrzymujemy i do czego ich używamy

Adres e-mail konta Google (zakresy openid i email) — żeby pokazać w aplikacji, które konto jest połączone.
Wydarzenia w Kalendarzu Google (zakres calendar.events) — wyłącznie żeby utworzyć, zmienić albo usunąć wydarzenie spotkania zaplanowanego w DentalAudit Pro i otrzymać do niego link Google Meet. Nie czytamy innych wydarzeń z kalendarza, nie zapraszamy gości i nie wysyłamy w Twoim imieniu wiadomości.
Dane z konta Google Ads (zakres adwords, jeśli połączysz konto reklamowe) — wyłącznie odczyt kosztów, kliknięć i konwersji kampanii, żeby pokazać koszt pozyskania pacjenta w raportach praktyki. Nie tworzymy, nie zmieniamy i nie wstrzymujemy kampanii.

Jak chronimy te dane i komu je przekazujemy

Token dostępu od Google przechowujemy zaszyfrowany na serwerze. Korzystają z niego wyłącznie mechanizmy aplikacji; inni użytkownicy go nie widzą.
Dane z usług Google widzą tylko osoby z dostępem do danego folderu klienta w aplikacji. Nie przekazujemy ich za opłatą, brokerom danych ani reklamodawcom, nie używamy ich do reklam ani do trenowania modeli sztucznej inteligencji. Ludzie czytają je tylko za Twoją zgodą, gdy wymaga tego bezpieczeństwo albo prawo.
Możesz w każdej chwili odłączyć konto w aplikacji albo odebrać dostęp na stronie myaccount.google.com/permissions. Po odłączeniu usuwamy token, a dane pobrane z Google — na Twoją prośbę.

Korzystanie przez DentalAudit Pro z informacji otrzymanych z interfejsów API Google oraz ich przekazywanie innym aplikacjom jest zgodne z Zasadami dotyczącymi danych użytkownika w usługach interfejsów API Google, w tym z wymogami ograniczonego użytkowania (Limited Use).

DentalAudit Pro's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Osobno: jeśli praktyka udostępni nam arkusz Google (np. lejek pacjenta), czytamy go kontem technicznym tylko do odczytu, wyłącznie żeby pokazać te dane w aplikacji. Dostęp kończy się, gdy praktyka cofnie udostępnienie arkusza.

5. Konto reklamowe Meta (Facebook, Instagram)

Jeśli połączysz konto reklamowe Meta, otrzymujemy wyłącznie odczyt wyników kampanii (wydatki, wyświetlenia, kliknięcia, zgłoszenia), żeby pokazać koszt pozyskania pacjenta w raportach praktyki. Nie publikujemy treści i nie zmieniamy kampanii. Połączenie możesz w każdej chwili usunąć w aplikacji albo w ustawieniach integracji biznesowych Meta. Prośbę o usunięcie danych pobranych z Meta wyślij na biuro@doskonalaobslugapacjenta.pl — usuniemy je w ciągu 30 dni.

6. Odbiorcy i dostawcy

Dane przekazujemy tylko dostawcom, bez których usługa nie działa, na podstawie umów powierzenia i w zakresie niezbędnym do ich zadania:

Dostawca	Zadanie	Miejsce przetwarzania
Railway Corporation (USA)	serwery aplikacji i baza danych	USA i UE
Cloudflare, Inc. (usługa R2)	przechowywanie wgranych plików (faktury, arkusze, zdjęcia)	UE (magazyn w jurysdykcji UE)
Anthropic (dla EOG: Anthropic Ireland, Limited)	odczyt treści faktur i dokumentów przez model sztucznej inteligencji	USA
Sendinblue SAS (Brevo), Francja	wysyłka e-maili z aplikacji: zaproszenia, kody i linki logowania	UE
Google LLC / Google Ireland Limited	Kalendarz i Meet, Google Ads, Arkusze Google — tylko po połączeniu (punkt 4); czcionki strony	UE i USA
Meta Platforms Ireland Limited	odczyt wyników kampanii — tylko po połączeniu (punkt 5)	UE i USA
Fakturownia sp. z o.o.	wystawianie faktur za plan — dane rozliczeniowe nabywcy, bez dostępu do danych praktyki	Polska / UE

Płatności online i faktury

Płatność za plan obsługuje ING Pay — bramka płatnicza imoje, której operatorem jest ING Bank Śląski S.A. z siedzibą w Katowicach. Bank jest odrębnym administratorem danych podanych przy płatności, a zasady ich przetwarzania określa jego polityka prywatności. Przekazujemy mu wyłącznie: kwotę, numer zamówienia, imię, nazwisko i adres e-mail płacącego. Dane karty płatniczej i kod BLIK obsługuje wyłącznie operator — podajesz je na jego stronie, a my ich nie otrzymujemy i nie przechowujemy. Od operatora dostajemy informację o wyniku płatności.

Po zaksięgowaniu wpłaty automatycznie wystawiamy fakturę VAT w systemie Fakturownia (Fakturownia sp. z o.o., na nasze zlecenie) i wysyłamy ją e-mailem. Do faktury przetwarzamy dane nabywcy: nazwę firmy, NIP, adres i adres e-mail. Podstawą jest obowiązek prawny wynikający z przepisów o VAT i rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Gdy wymagają tego przepisy, faktura trafia także do KSeF.

Faktury z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) pobieramy od Ministra Finansów tylko dla praktyki, która sama podłączyła KSeF swoim certyfikatem. Dane mogą też otrzymać podmioty uprawnione z mocy prawa oraz nasi doradcy prawni i księgowi w niezbędnym zakresie.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Część dostawców (Railway, Anthropic, Google, Meta) ma siedzibę w USA lub przetwarza tam dane. Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU-US Data Privacy Framework) dla podmiotów, które do niego przystąpiły, albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję (decyzja 2021/914). Kopię zabezpieczeń udostępnimy na prośbę wysłaną na adres kontaktowy.

8. Jak długo przechowujemy dane

Dane	Okres
Konto użytkownika	do usunięcia konta lub końca współpracy z praktyką, a potem przez okres przedawnienia roszczeń
Dane logowania, adresy IP, dziennik zmian uprawnień i logi serwera	do 12 miesięcy
Dane praktyki i pliki	przez czas współpracy; po końcu okresu dostępu bez przedłużenia — do polecenia zwrotu lub usunięcia, nie dłużej niż 12 miesięcy (Regulamin § 16); polecenie praktyki wykonujemy najpóźniej w ciągu 60 dni
Zapis akceptacji dokumentów (data, numery wersji)	przez czas umowy, a potem przez okres przedawnienia roszczeń
Tokeny połączonych kont Google i Meta	do odłączenia konta
Dane rozliczeniowe, dane do faktury, faktury i dane płatności	5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (przepisy podatkowe)
Korespondencja	do 3 lat od ostatniego kontaktu

9. Twoje prawa

Masz prawo do dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie, możesz ją cofnąć w każdej chwili. Prośby wysyłaj na biuro@doskonalaobslugapacjenta.pl — odpowiemy w ciągu miesiąca.

Możesz też złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

10. Pliki cookies

Aplikacja używa wyłącznie plików cookies niezbędnych do działania: ciasteczka sesji zalogowanego użytkownika oraz krótkotrwałych ciasteczek technicznych przy łączeniu kont zewnętrznych. W pamięci przeglądarki zapisujemy ustawienia widoku (np. zwinięte sekcje menu). Nie używamy cookies analitycznych ani reklamowych. Strona pobiera czcionki z serwerów Google, które otrzymują przy tym adres IP przeglądarki.

11. Bezpieczeństwo

Stosujemy szyfrowane połączenia (TLS), skróty haseł zamiast haseł, szyfrowanie tokenów i kluczy dostępu do usług zewnętrznych (w tym KSeF), dostęp do danych praktyki tylko dla osób z uprawnieniem do jej folderu, dziennik zmian uprawnień i kopie zapasowe bazy. O naruszeniu ochrony danych zawiadamiamy Prezesa UODO w ciągu 72 godzin, a praktykę — bez zbędnej zwłoki, gdy dotyczy powierzonych danych.

12. Zmiany i kontakt

Każda wersja polityki ma numer i datę. O istotnych zmianach informujemy użytkowników w aplikacji lub e-mailem. Przy zakładaniu konta akceptujesz Regulamin, Umowę powierzenia i tę politykę — zapisujemy datę akceptacji i numery wersji tych dokumentów. Aktualna wersja jest zawsze pod adresem app.dentalauditpro.pl/polityka-prywatnosci.

Excellent Patient Service sp. z o.o., ul. Lubomirskiego 39E, 36-040 Boguchwała · biuro@doskonalaobslugapacjenta.pl